La sécurisation de ces données est primordiale non seulement pour protéger la vie privée des assurés, mais aussi pour garantir la confiance dans le système de retraite. En 2023, on dénombre 278 770 atteintes numériques, ce qui représente une augmentation de +40% en 5 ans, et tout laisse à croire que ce chiffre ne fera qu’augmenter dans les années à venir1.
Cette sécurisation doit donc être envisagée à la fois d’un point de vue physique, en protégeant les infrastructures et d’un point de vue informatique, en mettant en place des mesures robustes contre les cybermenaces.
Le chiffrement des données : Une nécessité
Le stockage sécurisé des données commence par leur chiffrement. Les caisses de retraite doivent s'assurer qu'au minimum, les données sensibles sont chiffrées, voire l'ensemble des documents en leur possession, tant en transit que lors des phases d'analyse ou de repos. Le chiffrement rend les données illisibles lors d'un accès direct, réduisant ainsi le risque de fuite ou de compromission en cas d'attaque.
Cela est devenu primordial quand on sait qu’une cyberattaque entraîne :
L’ensemble de ces impacts peut représenter un coût oscillant entre 60 000€ et 1 000 000€ selon la gravité de la cyberattaque2.
Le chiffrement est donc essentiel pour protéger les données personnelles des assurés, pour garantir une continuité de service et pour se conformer aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD.
Sécurisation des documents et traçabilité des actions
Dans le cadre de leur activité, que ce soit pour les traitements en lien avec les employés : liquidation des droits, réversions aux ayants droit ou ayants cause ou en lien avec les employeurs, immatriculation des employeurs, les déclarations annuelles des données sociales, les caisses de retraite ont un fort besoin de traçabilité de toutes les actions réalisées lors des traitements ou sur les documents. En effet, en cas d’audit interne ou externe, elles sont tenues de fournir un historique complet traçant, pour chaque action, l’auteur et la date de celle-ci.
Gestion de la conformité et des normes légales
Les caisses de retraite doivent également se conformer aux réglementations, telles que le RGPD, qui est non seulement une obligation légale, mais aussi un gage de confiance pour les assurés. Elles doivent s'assurer de détenir seulement les données et les documents dont elles ont besoin pour réaliser leurs actions quotidiennes ou répondre aux attentes légales et supprimer ce qui est en leur possession qui n’est plus nécessaire.
Les caisses de retraites peuvent donc s’aider d’outils leur permettant de maintenir les informations qu’elles détiennent dans le bon état, afin de respecter les normes légales. Ces outils leur permettent de scanner et connaître les informations présentes dans leur système d’informations afin de déterminer facilement et rapidement si elles doivent être sécurisées, si elles doivent toujours être accessibles ou si elles doivent être supprimées.
En adoptant une approche proactive et en utilisant des outils adaptés, les caisses de retraite peuvent renforcer la sécurité de leurs données, garantir la conformité aux réglementations, et instaurer un climat de confiance avec leurs assurés.
Quelle solution pour répondre aux besoins de sécurisation des caisses de retraite?
Dans la période actuelle, les entreprises et en particulier les caisses de retraite ont besoin de se doter de logiciels qui leur assurent la complète sécurité de leurs données et documents tout en répondant aux normes légales en vigueur. Uxopian Software propose une plateforme qui répond à l’ensemble de ces besoins :
Le chiffrement des données est garanti tout au long des processus et durant tout le cycle de vie des documents par Fast2 et FlowerDocs. Fast2 permet de sécuriser les données et les documents dès l’injection avec n’importe quel canal d’entrée. Quant à FlowerDocs, il sécurise le stockage des données et des documents via un chiffrement de ceux-ci durant toute leur durée de vie.
La sécurisation des données et des documents est assurée par FlowerDocs via des mécanismes d’authentification et d’autorisation des utilisateurs couplés aux données pour gérer différents niveaux de sensibilité, afin de garantir que seules les personnes autorisées accèdent à ces données. La visionneuse ARender intégrée à FlowerDocs apporte une sécurité supplémentaire dans les processus de travail, en permettant aux gestionnaires de consulter et collaborer sur les documents rapidement directement au sein de FlowerDocs sans avoir à télécharger le document sur son poste local ou le partager par e-mail. FlowerDocs répertorie aussi l’ensemble des actions réalisées au sein de la GED afin de pouvoir restituer l’auteur et la date de chaque action en cas d’audit.
La gestion de la conformité et des normes légales est assurée à la fois par Fast2 et FlowerDocs. Fast2 permet en cas de changement de la réglementation de facilement mettre à jour l’ensemble des données et des documents présents au sein de FlowerDocs pour être quotidiennement respectueux des normes légales en vigueur, cela en scannant le fond documentaire et en appliquant les actions souhaitées via les APIs FlowerDocs.
En conclusion, la sécurisation des données des caisses de retraite est un enjeu majeur qui nécessite une approche globale et intégrée. En adoptant la suite logicielle Uxopian Software, les caisses de retraite peuvent renforcer la sécurité de leurs données, garantir la conformité aux réglementations, et instaurer un climat de confiance avec leurs assurés.
La suite logicielle Uxopian Software c'est quoi ?
Sources :